Abmahnung im Arbeitsrecht: Was Sie jetzt wissen und tun sollten

• Ob Sie wegen Zuspätkommens, unentschuldigtem Fehlen, Arbeitsverweigerung oder Konflikten abgemahnt wurden: Eine Abmahnung im Arbeitsrecht trifft viele Arbeitnehmer plötzlich und hinterlässt oft ein Gefühl der Unsicherheit.
• Tatsächlich ist eine Abmahnung mehr als nur ein „gelber Brief“. Sie ist ein ernstzunehmendes Warnsignal des Arbeitgebers und kann weitreichende Konsequenzen haben. Umso wichtiger ist es, genau zu wissen, wie man im Fall einer Abmahnung richtig reagiert.
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Eine Abmahnung ist eine formale Rüge des Arbeitgebers gegenüber einem Arbeitnehmer. Sie dient dazu, ein konkret bezeichnetes Fehlverhalten zu beanstanden, dieses schriftlich zu dokumentieren und den Arbeitnehmer deutlich darauf hinzuweisen, dass im Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Konsequenzen – insbesondere eine Kündigung – drohen können. Die Abmahnung wird der Personalakte beigefügt. Grundlage für viele Abmahnungen ist ein Verstoß gegen Pflichten aus dem Arbeitsvertrag, etwa Pünktlichkeit, Leistung oder Verhalten im Betrieb.

Rechtlich gesehen hat eine Abmahnung drei Funktionen: Sie soll warnen, dokumentierenund vorbereiten auf Konsequenzen, falls das Verhalten nicht geändert wird. Aus Sicht des Arbeitgebers ist die Abmahnung Voraussetzung, um bei fortbestehendem Fehlverhalten kündigen zu können. Die Grundlage für eine arbeitsrechtliche Abmahnung muss immer ein konkreter und ernsthafter Verstoß gegen die Haupt- und Nebenpflichten aus dem Arbeitsvertrag sein.

Typische Gründe für eine Abmahnung sind unter anderem:

• Unentschuldigtes Fehlen, etwa durch Nichterscheinen ohne Krankmeldung
• Wiederholtes Zuspätkommen – trotz vorheriger Hinweise
• Arbeitsverweigerung, z. B. bei der Ablehnung zugewiesener Aufgaben
• Unangemessenes Verhalten, z. B. beleidigende oder respektlose Kommunikation
• Missachtung betrieblicher Regeln oder Anweisungen, z. B. Alkohol- oder Drogenkonsum am Arbeitsplatz oder das Verwenden von Betriebsmitteln für private Zwecke
• Unerlaubte Nebentätigkeiten

Jede dieser Situationen kann – je nach Schweregrad – eine Abmahnung nach sich ziehen. Wenn der Arbeitgeber Sie abmahnen möchte, muss das beanstandete Verhalten zeitnah konkret beschrieben und dokumentiert sein. Deshalb ist es besonders wichtig, den Unterschied zwischen berechtigter Kritik und unzulässiger Abmahnung zu kennen.

Im Berufsalltag kommt es immer wieder zu speziellen Fallkonstellationen. Hier einige häufige Beispiele:

• Abmahnung bei unentschuldigtem Fehlen 
  Fehlt ein Arbeitnehmer ohne Krankmeldung oder Urlaubsgenehmigung, kann das schnell zur Abmahnung führen. Wiederholt sich dieses Verhalten, droht die Kündigung.
• Abmahnung wegen Krankheit 
  Eine Krankheit allein darf nicht abgemahnt werden. Aber: Wer keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorlegt oder zu spät informiert, riskiert eine Abmahnung.
• Abmahnung wegen Fehlverhalten 
  Dazu zählen u. a. unhöfliches oder beleidigendes Verhalten, Verweigerung von Anweisungen oder Konflikte mit Kollegen oder Vorgesetzten (Mobbing, sexuelle Belästigung, Beleidigung, Diskriminierung).
• Abmahnung bei Arbeitsverweigerung 
  Wenn Arbeitnehmer bewusst zugewiesene Aufgaben ablehnen, kann dies eine sofortige Abmahnung nach sich ziehen – sogar beim ersten Verstoß.

Im Arbeitsalltag wird häufig von einer Ermahnung gesprochen, oft im gleichen Atemzug mit der Abmahnung. Dabei bestehen klare Unterschiede:

• Die Ermahnung steht im Gegensatz zur Abmahnung und ist ein informeller Hinweis des Arbeitgebers auf ein Fehlverhalten. Sie erfolgt meist mündlich oder in einem internen Gespräch. Ziel ist, auf ein Fehlverhalten hinzuweisen, ohne formale Konsequenzen anzudrohen. Sie hat eine ausschließliche Rügefunktion.
• Die Abmahnung hingegen ist ein formaler und rechtlich relevanter Schritt. Sie muss konkret benennen, welches Verhalten beanstandet wird, wann es stattgefunden hat und welche arbeitsrechtlichen Konsequenzen bei Wiederholung drohen – insbesondere eine Kündigung.

Vielleicht fragen Sie sich jetzt: Reicht eine Abmahnung für eine Kündigung? Oder braucht es mehrere?

Die Antwort ist: Es kommt darauf an. Grundsätzlich ist eine einzige Abmahnung ausreichend, wenn

• sie das konkrete Fehlverhalten detailliert beschreibt,
• die Kündigung bei Wiederholung klar angedroht wurde und
• das Verhalten danach erneut auftritt.

Bei weniger schwerwiegendem Fehlverhalten kann es auch mehrere Abmahnungen brauchen, insbesondere, wenn die Vorfälle inhaltlich unterschiedlich sind. Maßgeblich sind das Gewicht der Pflichtverletzung und das bisherige Verhalten des Arbeitnehmers. Dennoch gilt: Jede Abmahnung kann der erste Schritt zur Kündigung sein. Die Abmahnung ist Regelvoraussetzung für die verhaltensbedingte Kündigung. Deshalb ist es ratsam, schon beim ersten Schreiben rechtlich aktiv zu werden.

Nicht jede Abmahnung ist automatisch wirksam. Eine Abmahnung kann formale und inhaltliche Fehler enthalten und dadurch ihre rechtliche Wirkung verlieren.

Mögliche Gründe für eine ungültige Abmahnung sind:

• Abmahnung wurde nicht unterschrieben oder die falsche Person hat unterschrieben (Abmahnung muss der Vorgesetzte oder die verantwortliche Person im Unternehmen unterschreiben
• Zu vage oder pauschal formuliert („Sie verhalten sich oft unkollegial“)
• Kein konkreter Zeitpunkt oder Sachverhalt genannt
• Keine Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen
• Abmahnung erfolgt nur mündlich – schwer beweisbar, meist rechtlich wertlos
• Deutlich verspätete Abmahnung, z. B. Monate nach dem Vorfall
• Keine Aufforderung zur Verhaltensänderung oder keine Konsequenzen für den Wiederholungsfall

Wer Zweifel an der Wirksamkeit einer Abmahnung hat, sollte nicht zögern, sondern schnell prüfen lassen, wie belastbar das Schreiben tatsächlich ist. Mit der KS/AUXILIA haben Sie dafür jederzeit den passenden Schutz.

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Eine gesetzliche Frist, bis wann eine Abmahnung ausgesprochen werden muss, gibt es im Arbeitsrecht nicht. Allerdings gilt: Je länger der Arbeitgeber mit der Abmahnung wartet, desto geringer ist deren rechtliche Durchschlagskraft.

Auch das Thema Verjährung ist nicht eindeutig geregelt. In der Praxis verlieren Abmahnungen nach etwa zwei bis drei Jahren an Bedeutung, sofern es in der Zwischenzeit zu keinem vergleichbaren Fehlverhalten kam. Unter bestimmten Voraussetzungen kann dann auch eine Entfernung aus der Personalakte verlangt werden.