Nebenkostenabrechnung: Was darf abgerechnet werden – und was nicht?
Das müssen Sie wissen
- Wenn die Nebenkostenabrechnung ins Haus flattert, wird es für viele Mieter ernst: Muss ich nachzahlen? Ist die Abrechnung überhaupt korrekt? Und bis wann darf sie kommen?
- Auch für Vermieter ist die jährliche Betriebskostenabrechnung oft mit Aufwand und Unsicherheit verbunden. Was darf umgelegt werden? Welche Fristen gelten? Und was passiert, wenn der Mieter widerspricht?
- In diesem Ratgeber erfahren Sie, was eine formell korrekte Nebenkostenabrechnung ausmacht, welche Fristen und Inhalte gesetzlich vorgeschrieben sind, wie Sie typische Fehler erkennen und wann sich rechtlicher Beistand lohnt – egal ob Sie Mieter oder Vermieter sind.
Was gehört zur Nebenkostenabrechnung?
Die Nebenkosten – auch Betriebskosten genannt – sind die laufenden Kosten, die dem Eigentümer durch den Gebrauch der Immobilie entstehen und ganz oder teilweise auf den Mieter umgelegt werden dürfen, wenn dies im Mietvertrag vereinbart wurde. Normalerweise reicht es aus, im Mietvertrag anzugeben, dass die Mietpartei „sämtliche Betriebskosten“ gemäß § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) übernimmt.
Typische umlagefähige Nebenkosten sind:
- Heizkosten
- Grundsteuer
- Wasserversorgung und Abwasser
- Müllabfuhr
- Straßenreinigung und Winterdienst
- Hausmeisterkosten
- Gartenpflege
- Allgemeinstrom und Beleuchtung (z. B. Außenbeleuchtung, Treppenhaus, Waschküche)
- Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
- Schornsteinfeger
- Gebäudeversicherung und Haftpflichtversicherung (sofern umlagefähig)
- Gemeinschaftsantennen und Breitbandnetze
Nicht umlagefähig dagegen sind z. B.: Verwaltungskosten, Instandhaltung, Bankgebühren oder Schönheitsreparaturen.
Tipp
Welche umlagefähigen Kosten erlaubt sind, regelt die Betriebskostenverordnung (§ 2 BetrKV). Im Zweifel hilft eine juristische Überprüfung.
Wie sieht eine korrekte Nebenkostenabrechnung aus?
Mieter haben nach § 556 Abs. 3 BGB Anspruch auf eine jährliche Nebenkostenabrechnung, sofern dies im Mietvertrag geregelt ist. Damit eine Nebenkostenabrechnung formell korrekt ist, muss sie nicht nur vollständig, sondern auch nachvollziehbar aufgebaut sein. Denn nur so kann der Mieter prüfen, ob die Abrechnung sachlich richtig ist – und der Vermieter rechtlich wirksam Nachforderungen geltend machen. Die folgenden Mindestangaben müssen in jeder Abrechnung enthalten sein:
- Abrechnungszeitraum (max. 12 Monate § 556 BGB): Es darf nur ein zusammenhängender Zeitraum abgerechnet werden – in der Regel ein Kalenderjahr. Längere Zeiträume sind unzulässig.
- Auflistung der Gesamtkosten je Kostenart: Alle Betriebskosten müssen einzeln aufgeführt werden, z. B. Müll, Heizung, Wasser. Pauschale Sammelposten („diverse Kosten“) sind nicht zulässig.
- Angabe des Verteilerschlüssels: Hier wird erklärt, wie die Kosten auf die einzelnen Mieter verteilt werden, z. B. nach Fläche oder Verbrauch.
- Berechnung des Mieteranteils: Aus der Gesamtsumme und dem Verteilerschlüssel ergibt sich der Anteil des Mieters an den jeweiligen Kosten.
- Abzug bereits geleisteter Vorauszahlungen: Alle monatlichen Nebenkostenvorauszahlungen müssen gegengerechnet werden, andernfalls ist die Abrechnung unvollständig.
- Endbetrag – Nachzahlung oder Guthaben: Am Ende muss klar ersichtlich sein, ob der Mieter nachzahlen muss oder ein Guthaben erhält und in welcher Höhe.
Fehlt eine dieser Angaben oder ist sie nicht nachvollziehbar, gilt die Abrechnung unter Umständen als formell unwirksam, was dazu führen kann, dass der Vermieter keine Nachzahlung verlangen darf. In solchen Fällen lohnt sich eine rechtliche Prüfung.
Ein beispielhafter Verteilerschlüssel sieht etwa so aus:
- nach Wohnfläche (m²) – z. B. für Grundsteuer, Allgemeinstrom
- nach Personenanzahl – häufig bei Müllabfuhr oder Wasser
- nach Wohneinheit (Anzahl Wohnungen)
- nach Verbrauch – z. B. bei Heizung oder Warmwasser, wenn Zähler vorhanden sind
Welche Fristen gelten für
Mieter und Vermieter?
Die Frist zur Nebenkostenabrechnung ist einer der wichtigsten Punkte für beide Seiten. Für Vermieter geht es um die Möglichkeit, Nachforderungen zu stellen – für Mieter darum, rechtzeitig Klarheit über mögliche Nachzahlungen oder Guthaben zu bekommen. Wer die Frist versäumt, riskiert Nachteile oder sogar den Verlust von Ansprüchen. Deshalb gilt: Die Einhaltung der gesetzlichen Abrechnungsfristen ist zwingend erforderlich.
Wann muss die
Nebenkostenabrechnung vorliegen?
Vermieter haben gemäß § 556 Abs. 3 BGB maximal 12 Monate Zeit, um die Abrechnung zu erstellen. Die Frist beginnt nach Ende des Abrechnungszeitraums. Dieser beträgt in der Regel ein Jahr.
Beispiel: Für das Abrechnungsjahr 2025 muss die Nebenkostenabrechnung bis spätestens zum 31.12.2026 beim Mieter eingehen – nicht erst erstellt, sondern nachweislich zugestellt.
Wird diese Frist versäumt, verfällt das Recht auf Nachforderung und der Mieter muss nicht mehr zahlen. Umgekehrt haben Mietparteien aber ein Recht auf eventuelle Rückzahlung zu Ihren Gunsten.
Ausnahme: Der Vermieter kann nachweisen, dass ihn kein Verschulden an der Verspätung trifft (z. B. durch verspätete Ablesewerte des Energieversorgers).
Nebenkostenabrechnung: Frist nach Auszug
Auch bei einem Auszug während des laufenden Jahres gelten die gleichen Regeln: Die Nebenkostenabrechnung kann frühestens nach Ablauf des vollständigen Abrechnungszeitraums erstellt werden, also nicht sofort nach dem Auszug.
Sonderfall: Wenn der Mieter auszieht, ist die Nebenkostenabrechnung dennoch für den gesamten Zeitraum zu erstellen – und spätestens 12 Monate nach Ende dieses Zeitraums fällig. Wer den Mietvertrag kündigen möchte, sollte diesen Zeitraum im Blick behalten, da mögliche Nachforderungen aus der Abrechnung erst Monate später fällig werden können.
Wichtig: Der Vermieter darf dennoch einen angemessenen Teil der Kaution zurückbehalten, um etwaige Nachforderungen aus der späteren Abrechnung abzusichern. Auch hier gilt: Transparenz und Fristwahrung sind entscheidend.
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Was tun bei Fehlern in der Nebenkostenabrechnung?
Nicht selten schleichen sich in der Abrechnung Rechenfehler oder unzulässige Positionen ein, z. B. doppelt abgerechnete Kosten, falsche Verteilerschlüssel oder Umlagen, die gar nicht mietvertraglich vereinbart wurden.
Mieter sollten deshalb immer überprüfen:
- Sind alle Positionen umlagefähig?
- Stimmen Wohnfläche und Umlageschlüssel?
- Wurden bereits geleistete Vorauszahlungen korrekt angerechnet?
- Gibt es Einzelbelege (z. B. für Hausmeisterkosten)?
Wer unsicher ist, sollte die Nebenkostenabrechnung überprüfen lassen – z. B. durch einen Mieterverein oder einen Anwalt. Mit einer Rechtsschutzversicherung der KS/AUXILIA sichern Sie sich Unterstützung für den Ernstfall.
Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung
Wenn Ihnen als Mieter die Nebenkostenabrechnung fehlerhaft oder unvollständig erscheint, haben Sie das Recht, Einwände geltend zu machen – zum Beispiel wegen falscher Beträge, unzulässiger Umlagen oder fehlender Nachweise.
Sie haben 12 Monate ab Zugang der Abrechnung Zeit, um zu widersprechen (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach gilt die Abrechnung als rechtlich anerkannt, auch wenn sie inhaltlich falsch ist. Ein späterer Widerspruch ist dann nur noch in Ausnahmefällen möglich, z. B. bei arglistiger Täuschung oder grobem Abrechnungsfehler.
Der Widerspruch muss nicht zwingend schriftlich erfolgen, wird aber aus Beweisgründen dringend empfohlen – idealerweise per Brief, E-Mail oder Fax mit Sendebeleg. Der Mieter ist beweispflichtig, wann sein Widerspruch dem Vermieter zugegangen ist.
Tipp
Fordern Sie bei Unklarheiten immer Belegeinsicht. Der Vermieter ist verpflichtet, auf Nachfrage Einsicht in die Originalrechnungen zu gewähren – auch in Kopie oder digital.
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Ein Streit über die Nebenkostenabrechnung kann schnell teuer und nervenaufreibend werden – insbesondere, wenn hohe Nachforderungen im Raum stehen oder der Mieter gar nicht reagiert.
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- die Abrechnung fehlerhaft oder unvollständig ist
- nicht vereinbarte Kosten abgerechnet wurden
- Sie gegen eine unzulässige Nachforderung vorgehen möchten
Der Vermieterrechtsschutz der KS/AUXILIA hilft Ihnen, wenn:
- der Mieter nicht zahlt oder zu Unrecht widerspricht
- Sie bei der Erstellung der Abrechnung rechtliche Rückendeckung brauchen
- es Streit um die Kautionsverrechnung gibt
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Häufige Fragen zur Nebenkostenabrechnung
Oft wird im Zusammenhang mit der Abrechnung auch die Kaution thematisiert – insbesondere bei Auszug. Grundsätzlich darf der Vermieter einen Teil der Kaution einbehalten, um eventuelle Nachforderungen aus der Abrechnung abzusichern. Diese Rückzahlung kann sich also verzögern, bis die letzte Abrechnung erfolgt ist. Allerdings darf die Kaution nicht pauschal oder unbegründet zurückgehalten werden.
Ja. Mieter haben das Recht auf Einsicht in die Originalbelege zur Nebenkostenabrechnung. Der Vermieter muss diese auf Verlangen entweder zur Einsicht bereithalten oder Kopien (ggf. gegen Erstattung) zur Verfügung stellen.
Nur, wenn im Mietvertrag eine Pauschale und kein Vorauszahlungsmodell vereinbart wurde. Und selbst dann nur unter bestimmten Voraussetzungen – etwa bei gestiegenen Betriebskosten und nach vorheriger Ankündigung.
Zahlt der Mieter trotz wirksamer Abrechnung und Fristsetzung nicht, kann der Vermieter die Nachforderung rechtlich durchsetzen – notfalls mit Unterstützung einer Rechtsschutzversicherung.
Ja. Der neue Vermieter ist verpflichtet, die Abrechnung rechtzeitig zu erstellen – unabhängig davon, wer zum Zeitpunkt der Kostenentstehung Eigentümer war.
Die Nebenkostenabrechnung betrifft Mieter. Die Hausgeldabrechnung ist für Eigentümer einer Wohnung relevant und enthält neben umlagefähigen Kosten auch Rücklagen, Verwaltungskosten und Instandhaltung.
Macht der Vermieter eine Nachforderung geltend oder der Mieter einen Erstattungsanspruch, ist der Anspruch mit Zugang der Nebenkostenabrechnung fällig. Die Ansprüche verjähren nach drei Jahren (§ 195 BGB). Die Verjährungsfrist beginnt mit Ende des Jahres, nachdem der Anspruch entstanden ist.